Bedrijfsinformatie overdragen bij uitval: een rustig overzicht voor zzp'ers

Begin met de eerste werkdag zonder jou

Denk niet meteen aan elk detail. Begin bij wat iemand op de eerste dag moet kunnen doen: weten dat je tijdelijk afwezig bent, zien welke klanten aandacht vragen en begrijpen waar de actuele informatie staat.

Maak het voor een vervanger vindbaar

Zet informatie bij elkaar die anders verspreid staat over je hoofd, agenda, inbox en verschillende systemen. Noteer nooit wachtwoorden of herstelcodes, maar wel waar iemand met toestemming de juiste informatie kan vinden.

• Een korte uitleg van je onderneming en wat er op dit moment speelt.
• Eerste zakelijke contacten: klanten, opdrachtgevers, leveranciers en een reservecontact.
• Lopende projecten, afspraken, deadlines en de eerstvolgende stap.
• Waar administratie, facturen, contracten en belangrijke documenten worden bijgehouden.
• Welke software of accounts gebruikt worden en wie de beheerder of contactpersoon is.

Houd praktische informatie en bevoegdheden apart

Deze map geeft overzicht; hij geeft niemand automatisch het recht om namens jou te tekenen, betalingen te doen of toegang te krijgen tot accounts. Regel bevoegdheden, volmachten en zakelijke afspraken apart wanneer dat nodig is. Zo blijft de map veilig om met een vertrouwd persoon te bespreken.

Bespreek wie klanten informeert

De Kamer van Koophandel adviseert ondernemers bij een verstoring vooraf te bedenken welke klanten en partners direct geïnformeerd moeten worden. Leg daarom vast wie het eerste bericht kan sturen, welke afspraken niet kunnen wachten en waar diegene terechtkan met vragen.